Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Michelle Schwarz, SmartBiz Tools, Friedrichstraße 155, 10117 Berlin, webmaster@smartbiz-tools.de.

2. Verarbeitete Daten & Zwecke

Wir verarbeiten personenbezogene Daten zur Erfüllung des Nutzungsvertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) sowie zur Wahrung berechtigter Interessen an der Forderungsdurchsetzung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO):

• Account-Daten: Name, E-Mail, Passwort-Hash, Anschrift, Steuernummer/USt-ID.
• Rechnungs- und Schuldnerdaten: Empfängername, Anschrift, E-Mail, Rechnungsnummer, Betrag, Fälligkeit, Mahnverlauf.
• Versanddaten: Zeitpunkt und Inhalt versendeter Erinnerungen/Mahnungen.
• Zahlungsdaten: bei Abschluss eines Bezahlplans abgewickelt durch Stripe.
• Nutzungsdaten: technische Logs, IP-Adresse, Geräte-/Browser-Informationen zur Absicherung des Dienstes.

3. Auftragsverarbeiter & Empfänger

Folgende Dienstleister verarbeiten Daten in unserem Auftrag auf Grundlage von AV-Verträgen nach Art. 28 DSGVO:

• Hosting & Datenbank: Lovable Cloud (Supabase, EU-Region).
• Zahlungsabwicklung: Stripe Payments Europe Ltd. (Irland).
• E-Mail-Versand & KI-Textgenerierung: Versand- und KI-Gateway-Dienste, die die Mahn-E-Mails an Schuldner übermitteln bzw. Textvorschläge erzeugen. Der konkrete Anbieter wird vor Produktivnutzung an dieser Stelle benannt.
• Keine Weitergabe an Inkasso-Dienstleister: eine Übermittlung von Forderungs- oder Schuldnerdaten an Inkasso-Dienstleister findet nicht statt.

4. Automatischer Versand & KI-Erstellung

Wenn der Nutzer den Automat-Modus aktiviert, werden die hinterlegten Rechnungs- und Schuldnerdaten an den E-Mail-Dienstleister übergeben und zur Erzeugung des Schreibens an einen KI-Gateway übermittelt. Die KI-Verarbeitung erfolgt auftragsgebunden, ohne Trainingszweck.

5. Speicherdauer & Aufbewahrung

• Account-Daten: bis zur Löschung des Accounts durch den Nutzer.
• Rechnungs-, Schuldner- und Mahnverlaufsdaten: bis zu 10 Jahre nach Vertragsende, soweit handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungsfristen (§ 257 HGB, § 147 AO) gelten; danach Löschung.
• Server- und Sicherheits-Logs: in der Regel maximal 30 Tage.
• Daten zu nicht abgeschlossenen Bezahlvorgängen: maximal 90 Tage.

Nach Beendigung eines Bezahlplans bleibt der Zugang im schreibgeschützten Free-Modus erhalten. Ein Löschantrag kann jederzeit in den Einstellungen oder per E-Mail gestellt werden; die Löschung erfolgt nach Prüfung des Antrags innerhalb von 30 Tagen, soweit keine Aufbewahrungsfrist entgegensteht. Der Bearbeitungsstatus des Antrags wird dokumentiert.

6. Cookies & lokale Speicherung

Wir setzen ausschließlich technisch notwendige Cookies bzw. lokale Speicherung ein (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Es findet kein Tracking, keine Analyse und kein Werbe-Pixel statt; deshalb gibt es auch keinen Consent-Banner.

• Auth-/Sitzungs-Token (lokale Speicherung, Schlüssel sb-…-auth-token): hält dich angemeldet. Laufzeit bis zum Logout bzw. Ablauf des Tokens.
• Oberflächen-Einstellungen (z. B. eingeklappte Seitenleiste): rein funktional, lokal im Browser.
• Zahlungsabwicklung: Beim Öffnen des Checkouts setzt der Zahlungsdienstleister eigene, für die Zahlung und Betrugsprävention erforderliche Cookies.
• Missbrauchsschutz: Für Rate-Limits speichern wir serverseitig kurzzeitig Zählwerte zu gekürzten Prüfsummen (Hashes) von IP-Adresse bzw. E-Mail-Adresse – keine Klartextspeicherung, Löschung spätestens nach 24 Stunden.

Sollten künftig Analyse- oder Marketing-Dienste eingesetzt werden, geschieht dies erst nach vorheriger Einwilligung über einen Consent-Layer.

7. Deine Rechte

Du hast das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch (Art. 21) sowie auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO). Anfragen bitte an webmaster@smartbiz-tools.de.