Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Michelle Schwarz, SmartBiz Tools, Friedrichstraße 155, 10117 Berlin, webmaster@smartbiz-tools.de.

2. Verarbeitete Daten & Zwecke

Wir verarbeiten personenbezogene Daten zur Erfüllung des Nutzungsvertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) sowie zur Wahrung berechtigter Interessen an der Forderungsdurchsetzung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO):

• Account-Daten: Name, E-Mail, Passwort-Hash, Anschrift, Steuernummer/USt-ID.
• Rechnungs- und Schuldnerdaten: Empfängername, Anschrift, E-Mail, Rechnungsnummer, Betrag, Fälligkeit, Mahnverlauf.
• Versanddaten: Zeitpunkt und Inhalt versendeter Erinnerungen/Mahnungen.
• Zahlungsdaten: bei Abschluss eines Bezahlplans abgewickelt durch Stripe.
• Nutzungsdaten: technische Logs, IP-Adresse, Geräte-/Browser-Informationen zur Absicherung des Dienstes.

3. Auftragsverarbeiter & Empfänger

Folgende Dienstleister verarbeiten Daten in unserem Auftrag auf Grundlage von AV-Verträgen nach Art. 28 DSGVO:

• Hosting & Datenbank: Lovable Cloud (Supabase, EU-Region).
• Zahlungsabwicklung: Stripe Payments Europe Ltd. (Irland).
• E-Mail-Versand & KI-Textgenerierung: Versand- und KI-Gateway-Dienste, die die Mahn-E-Mails an Schuldner übermitteln bzw. Textvorschläge erzeugen. Der konkrete Anbieter wird vor Produktivnutzung an dieser Stelle benannt.
• Inkasso-Partner (Pro-Tarif): bei aktiver Inkasso-Übergabe wird ein in Deutschland nach RDG registrierter Inkasso-Dienstleister einbezogen. Der konkrete Partner befindet sich in Vorbereitung und wird vor Übergabe namentlich genannt; Übermittlung erfolgt nur nach ausdrücklicher Bestätigung im Einzelfall.

4. Automatischer Versand & KI-Erstellung

Wenn der Nutzer den Automat-Modus aktiviert, werden die hinterlegten Rechnungs- und Schuldnerdaten an den E-Mail-Dienstleister übergeben und zur Erzeugung des Schreibens an einen KI-Gateway übermittelt. Die KI-Verarbeitung erfolgt auftragsgebunden, ohne Trainingszweck.

5. Speicherdauer & Aufbewahrung

• Account-Daten: bis zur Löschung des Accounts durch den Nutzer.
• Rechnungs-, Schuldner- und Mahnverlaufsdaten: bis zu 10 Jahre nach Vertragsende, soweit handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungsfristen (§ 257 HGB, § 147 AO) gelten; danach Löschung.
• Server- und Sicherheits-Logs: in der Regel maximal 30 Tage.
• Daten zu nicht abgeschlossenen Bezahlvorgängen: maximal 90 Tage.

Nach Beendigung eines Bezahlplans bleibt der Zugang im schreibgeschützten Free-Modus erhalten. Eine vollständige Löschung kann jederzeit per E-Mail angefordert werden, soweit keine Aufbewahrungsfrist entgegensteht.

6. Deine Rechte

Du hast das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch (Art. 21) sowie auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO). Anfragen bitte an webmaster@smartbiz-tools.de.